６月２６日の会議の報告
1. 旧の電子化委員会のメンバーを再度集めて、電子化委員会の様々な問題点について、腹を割った意見を出し合い、今後の新規WEBサイト運営委員会のマンション内の役割や自治会及び管理組合との関係を明確化させることができないだろうかという提案を受け、６月２６日（土）２０時から会議を開催した。参加者は、電子化委員会全員が参加し、様々な電子化委員会の問題点を論議した。
2. 新規委員会の方針原案
I. 委員会の位置づけ
現在は自治会の予算で運営しているので自治会の傘下に置かれているが、今年度１年間で自治会と管理組合の間に入り、住民に有益な情報を的確に提供できる組織として運営していきたい。メンバーも自治会や管理組合という枠組で括らず公募する。故に今年１年で名称もサンシティ自治会WEBサイト運営委員会からサンシティWEBサイト運営委員会へ持っていく。
→了承
II. 組織体制
現在のメンバーでは少なすぎるのが問題であるが、一方で電子化委員会で培ったノウハウは有意義である。ということで二段階の委員で構成できないかと考えた。
1) 実務委員（コアな幹部スタッフ）
委員長・副委員長等のWEB運営に直接関係する委員及び自治会・管理組合の代表委員等で構成され、責任を持って定期的に会議に参加でき、議事運営上決裁権を持つメンバー
→次回の会議に参加してもらい、各自の役割分担を考える。
2) ＭＬ（メーリングリスト）委員
サンシティの住民でWEBサイト運営において、仕事等の状況で会議には直接参加できないが、積極的にＭＬで責任ある意見を交換してくれるメンバー
尚、公募に関して、WEB上できちんとした委員の同意書を作る必要あり。
→次回の会議で審議
ここで、2) のＭＬに関して、現在のＭＬは添付ファイル等送れない問題があり、きちんとお金をかけてＭＬができる体制を取るべきである。また将来的には 1) の実務委員用にグループウェアを導入してもいいのではと考える。
→次回の会議で審議
III. コンテンツの公開の流れ
1) 自治会
役員会の議事録等の公開文書を書記等が提出→自治会長（副理事）審議＆許可→WEBサイト運営委員会がホームページにUPLOAD
→了承
2) 管理組合（＊努力目標とする）
理事会の議事録等の公開文書を書記等が提出→管理組合理事長（副理事）審議＆許可→WEBサイト運営委員会がホームページにUPLOAD
→公開に向けての審議・許可は理解できるが、実際、現在の理事会の役員状況では実務的に作業してくれる人が未知数で難しいので、管理組合とは努力目標とする。そこで、理事会で公開すべき内容と判断され、理事長が許可した場合承、手書き文書をWEBサイト運営委員会がワープロ化し、ホームページにUPLOADするぐらいの協力はできると考える。
両者ともホームページに公開する文書等のコンテンツは、各長が責任を持ってチェックし、許可したもののみとする。また、住民に公開すべき新たなコンテンツの提案がある場合は、適宜WEBサイト運営委員会が前向きに相談に答える。例えば夏祭りや体育祭の写真、売ります・買います等の情報交換 etc
→了承
IV. 住民窓口となるメール問い合わせ
1) ホームページに関するご意見
WEBサイト運営委員会へホームページ等の質問や提案メール受信（きちんとした定型フォーム必要）→ＭＬで委員全員に公開→１週間程度で各委員が返答する→委員長が意見をまとめ、発信者へ返答する。
尚、ＭＬだけでは判断がつかない場合は後日会議開催等して、審議する。尚、このことは発信者へ適宜メールで連絡する。
→了承
2) 自治会や管理組合へのご意見や苦情に関して
直接、自治会や管理組合へ送る。しかし、その際、自治会や管理組合に対して、きちんとメールを受信できる体制（ライフマネージャーも含む）を作ってもらわなければならない。
→ライフマネージャーにメールを受信させる体制をつくるのは難しい。これもWEBサイト運営委員会でライフマネージャーにメールの見方を教えるべきではないかと考える。誰が教えるか等は次回の会議で考える。
V. 委員会のボランティア意識の共通理解
仕事第一で余力のある限り、精一杯委員会活動に努める。
一人で仕事を背負わず、みんなで協力できる体制を作る。
個人のボランティアの限界は意識し、お金がかかる場合は委員会で言える体制を作る。
→全員で確認
3. 次回の会議
日時・場所
７月２５日（日）１９時から 管理棟
内容
役割分担
どんな役割が必要か？を考えてくる
上記の文章で次回審議まわしとなったもの