Web委員会

1. 旧の電子化委員会のメンバーを再度集めて、電子化委員会の様々な問題点について、腹を割った意見を出し合い、今後の新規WEBサイト運営委員会のマンション内の役割や自治会及び管理組合との関係を明確化させることができないだろうかという提案を受け、６月２６日（土）２０時から会議を開催した。参加者は、電子化委員会全員が参加し、様々な電子化委員会の問題点を論議した。

2. 新規委員会の方針原案
I. 委員会の位置づけ
　現在は自治会の予算で運営しているので自治会の傘下に置かれているが、今年度１年間で自治会と管理組合の間に入り、住民に有益な情報を的確に提供できる組織として運営していきたい。メンバーも自治会や管理組合という枠組で括らず公募する。故に今年１年で名称もサンシティ自治会WEBサイト運営委員会からサンシティWEBサイト運営委員会へ持っていく。
　→了承

II. 組織体制
　現在のメンバーでは少なすぎるのが問題であるが、一方で電子化委員会で培ったノウハウは有意義である。ということで二段階の委員で構成できないかと考えた。
1) 実務委員（コアな幹部スタッフ）
委員長・副委員長等のWEB運営に直接関係する委員及び自治会・管理組合の代表委員等で構成され、責任を持って定期的に会議に参加でき、議事運営上決裁権を持つメンバー
　→次回の会議に参加してもらい、各自の役割分担を考える。

2) ＭＬ（メーリングリスト）委員
サンシティの住民でWEBサイト運営において、仕事等の状況で会議には直接参加できないが、積極的にＭＬで責任ある意見を交換してくれるメンバー
　尚、公募に関して、WEB上できちんとした委員の同意書を作る必要あり。
　→次回の会議で審議

ここで、2) のＭＬに関して、現在のＭＬは添付ファイル等送れない問題があり、きちんとお金をかけてＭＬができる体制を取るべきである。また将来的には 1) の実務委員用にグループウェアを導入してもいいのではと考える。
　→次回の会議で審議

III. コンテンツの公開の流れ
1) 自治会
役員会の議事録等の公開文書を書記等が提出→自治会長（副理事）審議＆許可→WEBサイト運営委員会がホームページにUPLOAD
→了承

2) 管理組合（＊努力目標とする）
　理事会の議事録等の公開文書を書記等が提出→管理組合理事長（副理事）審議＆許可→WEBサイト運営委員会がホームページにUPLOAD
　→公開に向けての審議・許可は理解できるが、実際、現在の理事会の役員状況では実務的に作業してくれる人が未知数で難しいので、管理組合とは努力目標とする。そこで、理事会で公開すべき内容と判断され、理事長が許可した場合承、手書き文書をWEBサイト運営委員会がワープロ化し、ホームページにUPLOADするぐらいの協力はできると考える。

　両者ともホームページに公開する文書等のコンテンツは、各長が責任を持ってチェックし、許可したもののみとする。また、住民に公開すべき新たなコンテンツの提案がある場合は、適宜WEBサイト運営委員会が前向きに相談に答える。例えば夏祭りや体育祭の写真、売ります・買います等の情報交換 etc
　→了承

IV. 住民窓口となるメール問い合わせ
1) ホームページに関するご意見
WEBサイト運営委員会へホームページ等の質問や提案メール受信（きちんとした定型フォーム必要）→ＭＬで委員全員に公開→１週間程度で各委員が返答する→委員長が意見をまとめ、発信者へ返答する。
　尚、ＭＬだけでは判断がつかない場合は後日会議開催等して、審議する。尚、このことは発信者へ適宜メールで連絡する。
　→了承

2) 自治会や管理組合へのご意見や苦情に関して
　直接、自治会や管理組合へ送る。しかし、その際、自治会や管理組合に対して、きちんとメールを受信できる体制（ライフマネージャーも含む）を作ってもらわなければならない。
　→ライフマネージャーにメールを受信させる体制をつくるのは難しい。これもWEBサイト運営委員会でライフマネージャーにメールの見方を教えるべきではないかと考える。誰が教えるか等は次回の会議で考える。

V. 委員会のボランティア意識の共通理解
仕事第一で余力のある限り、精一杯委員会活動に努める。
一人で仕事を背負わず、みんなで協力できる体制を作る。
個人のボランティアの限界は意識し、お金がかかる場合は委員会で言える体制を作る。
→全員で確認

3. 次回の会議
日時・場所
　　７月２５日（日）１９時から　管理棟
内容
役割分担
　　どんな役割が必要か？を考えてくる
上記の文章で次回審議まわしとなったもの

1. 役割分担
各委員の役割分担を決定した。役割分担は以下の通り。
　・委員長
　・副委員長
　・書記
　・WEB管理
　・デザイン
　・管理組合との調整担当
　・自治会との調整担当
　・管理組合、自治会からの意見・提案

2. ML（メーリングリスト）について
I. 実務委員が使用するML
使用するMLはコマーシャル入りのもの（３行ほどコマーシャルが入る）がフリーで使えるのでそれを使用する方向で決定。

II. ML委員について
入会同意フォームをHPに作成。
同意の文面等は委員長が作成
HP（ホームページ）に載せる入力フォームはWEB管理担当が作成

3. 議事録公開について
このまま公開する方向で決定。

4. これからのHPの方向性について
I. これからサンシティのHPをどのような方向性で運用していきたいか意見が出された。
意見は以下の通り。
・マンション内の親睦がはかれるようなものにする
・管理組合、自治会活動の公開場所として利用する
・HP上で管理組合、自治会運営の協力者を募る
・生活に密着したHPを目指す→登録制（パスワード制限）のBBSの設置はどうか？（いろいろと問題が多くすぐには実現できそうにないが将来的には設置してみたい）

II. 管理組合のページについて
現在サンシティーのHPにある管理組合の項目には何もない状況が続いている。この状況を改善する為、管理組合で話し合われている議題・問題等を簡潔にまとめて管理組合の項にUPする。（担当：管理組合との調整担当者）

III. 写真の掲示について
今年度の夏祭りの模様を管理組合所有のデジカメで撮影しHPにUPする。
UP期間は区民運動会までとする。（撮影担当：管理組合との調整担当者　UP担当：WEB管理担当者）

IV. 売ります・買います・差し上げますBBSの設置について
夏祭りの状況を見て、終了後に実験的に設置できるようにする。
・基本的には当事者同士による交渉で、当BBSでは仲介は行わない。
・写真がUPできるBBSを使用する。
・尚、BBSはパスワード等の制限がかけられたものとする。
・不適切な出品が行われた場合には、当委員ですばやく削除等の処置を講ずる。
・利用規約等は、実際に行われているオークション等を参考に決めていく。

5. その他
・初心者向けのパソコン教室を開催してはどうか？（ワード・エクセルの簡単な教室）→当マンションのインターネット利用の新規開拓にも繋がると思われるので、KDDIにも協力を依頼してみる。（担当：委員長）

・初心者だけでなく、ある程度わかった人にとっても役に立つヘルプ的な情報を提供できないか。→HPにリンクを貼るというのもありかな？

・一方で、マンションの住民でHPを作っておられる人がいるので、許可が取れる人に関して、HPで紹介するリンク集を作るのも住民間の親睦を図れるのではないか？

※次回のWEBサイト運営委員会は９月１２日　午後７時より開催の予定

1. ML委員について
添付ファイルをご覧下さいませ。落としどころは電話は任意にして、確認は足でドアポストまで確認文書を配布する。いわゆるのスニーカーネットワークです。

2. 講座の日程
第一希望　９月１２日（日）午後
第二希望　９月２６日（日）午後
内容：word&excel　簡単なwebページを作ってupするまで程度
委員長がKDDI担当者まで連絡する。

3. その他
・「各ご家庭の自己紹介ページ」について
マンション住人のプライバシーの問題と安全性を考慮し、住民から要望が出てくるまで保留とする。
・回覧板の告知
１の委員＆２の講座、そして夏祭りの写真に関しては、次回の自治会役員会で回覧板を配布する。自治会に依頼する。

※次回のWEBサイト運営委員会は９月１２日　午後７時より開催の予定

1. 夏祭りの写真のWeb公開について
一部住民より写真公開は控えるべきだとの意見を受けての検討
・パスワード等をつけてWebで公開してはどうか？→撮影自体を拒否している住民には対策になっていない。
・写真公開についての住民からの意見の内容としては、「個人の著作権の侵害」というより「写真を取られたくない住民のプライバシーの侵害」ではないか。（写真を許可もなしに撮影されることに対する不快感）
・以上のことから考えられる対策
　イベント開催時の写真撮影の事前告知
　写真撮影者は腕に腕章等を付ける
　確認が取れるような状況であるならば、直接声を掛けて写真撮影の許可をもらう。（風景や被写体が広範囲にわたるものについての許可は現実的に不可能）
　Webで公開する場合には自分の写真の公開拒否の意思をメールで連絡してもらう。→その時点で一時的でも公開してしまっているので問題では？
　Webでは当運営委員会が写真を撮影し、CDROMとして保管していることのみを掲載し、生データ希望者には管理事務所などでCDROMを貸し出し、写真のみの希望者にはプリントアウト（有償？）して渡す。

2. ホームページのアドレスのチラシ配布について
・ホームページのアドレスなどを知らない住民が多いのではないか？
→サンシティーのWebアドレスとメールアドレスの入った保管用のチラシを作製し、各家庭に配布する（原版作製担当：デザイン担当）

3. 夏祭り「売ります・買います」のその後について
・32件中12件成立
・今後も継続して行っていく
・Webに現在出されている物品のリスト・交渉成立までの簡単なプロセス等を掲載し、Webに掲載中の物品につて、希望者は管理事務所に来て申し込み用紙に記入してもらう

4. 初心者講座の反省課題について
・参加者は約10名（うちポスター等の掲示を見ての参加者は２〜３人）
・次回開催時に向けての申し送り事項
　・定員は10名程度が限界では？
　・事前申し込みにしたほうが良い
　・もう少し事前にポスター、回覧等で早めの告知をしたほうが良い
　・終了後に簡単なアンケートを取って参加者の意見を聞くべきであった
　・パソコンの台数を確保する→一方で、短時間の講習ではマンツーマンの指導には限界があり、今回のようなプロジェクターを使用して講師が手順を説明していくような方法しかないのでは？との意見もあった
　・年賀状作製講習を開いてはどうか？→するのであれば時期的に今から考え出さないと間に合わない可能性あり
　・年賀状作製講習などはKDDIにとってあまりメリットがなく引き受けてくれるか疑問である
　・年内に開催するのであれば早めにKDDIに連絡して打ち合わせする必要あり（開催してもらえるのかどうかも含めて）（担当：委員長）

5. その他
・各住民にパスワードを発行する際の費用について
　　本格的なもの→300万
　　簡単なもの→25万（15万でも可能）
　　・実際にはパスワードをかけなければならないようなコンテンツは当Webにはまだ存在していないし、そのような高額な費用を費やすことに住民の理解が得られるか疑問である。
　　・仮にマンション住民以外に見られたくないというのであれば、全住民共通のパスワードを決め、パスワードを知りたい住民は管理事務所等で、申請用紙を記入し、パスワードを教えるなどの簡単なものでもよいのではないか

・アンケートの実施
　　・現在、住民の声がこのWeb委員会に反映されていない（というより住民からの意見がまったく出てこない）状況の中にある。その為、一度アンケートを実施してみる必要があるのではないか？
　　・実施形態：自治会に依頼して全戸に配布
　　・回収方法：管理事務所に回収BOXを設置し回収する
　　・実施時期：10月度のWeb委員会でアンケート用紙を完成させ11月定例自治会で配布依頼できるようにする
　　・原案作成担当：副委員長（原案作成後メーリングリストで回覧し、10月のWeb委員会で最終決定するような形にする）

※次回のWEBサイト運営委員会は10月24日　午後７時より開催の予定

1. アンケート集計結果の検討
   自治会副会長が「アンケートの報告」を既にまとめておいて下さり、集計結果のみ検討しました。
   尚、回収数は６９戸で、このアンケート結果は、回覧版とネットで公開します。（アンケート配布時に確認済み）
   
   
   • パソコン（初心者）講座について
     
     
     
     • 希望者は思った以上に多いので、やはりこのアンケート結果を受けて、webサイト運営委員会では実施の方向で進めていきたい。
       
     • しかし、既にKDDIは前回のような初心者講座は、できないと回答が返ってきているので、パソコンの台数の確保が大きな課題となる。
       →他のマンション情報によると、パソコン講座の主催が老人会や子供会等で自治会で常時パソコンを１０台所有しているという例がある。
       →やはり、講座の為だけにパソコンを購入するのはお金の無駄使いであると判断する。

     • Wordやexcelの講座はまだ、アプリケーションが共通でやりやすいが、年賀状ソフトに関しては、どれでするの？という課題が残る。
       
     • また、初心者講座といえ、個々のスキルの差をどうクリアするか？
       
     
     
     そこで、webサイト運営委員会のスタンスとして
     
     
     
     • パソコン講座は、マンション内の親睦を図るためのものと位置づけ、できる限り、お金を費やすことはやめ、あくまでもボランティア的な手作りのものとする。
       
       提案：「Suncity パソコンよろず相談会」の実施
       初心者対象に限定し、webサイト運営委員会のメンバーが、パソコンについての悩みや相談を対面で受け付けてみよう。これにより、マンション内で何をすべきなのか見えてくるし、いい親睦会になるのではないだろうかと考える。
       →来年１月に実施予定で、次回内容を審議する。
       
       
     • 一方で、パソコンを有償でも習いたいという人がアンケートでいたので、サンシティ割引を聞く業者を捜して、紹介だけ行ってもいいのではないだろうか？
       →自治会会長がサンシティの近くのパソコン教室をあたってみる。次回会議で報告
       
     
     
     
     
   • プライバシーの問題
     
     
     
     • アンケート結果
       公開しない方がいい（17） パスワード保護なら公開してもいい(29)
       
     • 典型的な意見
       「住民だけと言っても、４９２世帯もある知らない人がほとんどの中、どこで誰にみられているかわからないので気持ち悪い。」
       
     
     上記の二つが今のマンションの現状ではないだろうかと分析する。
     
     提案：webでの写真に関して、本人の許可が下りているもののみ公開する。
     具体的には、以下の二つで実験し、そこから様子を見ていく。
     
     
     
     • 自治会の体振行事（ソフトボール大会等）
       
     • クリスマスのイルミネーションの飾り付け
       
     
     

   
   

2. WEBサイト運営委員会のurl紹介チラシとロゴ
   
   
   
   • webサイト運営委員会のurlを明記したロゴを作り、住民全員にチラシで配布する。
     
   • このロゴを今後、自治会の回覧版の下の余白の部分に入れてもらう。
     →次回会議でお披露目予定
     

   
   

3. アクセス解析の説明
   当マンションのホームページのアクセス状況のデータについて、web担当者に説明してもらう。

   
   

4. その他
   
   • KDDIの不通の苦情１件あり
     　　　　サポートセンターに直接電話してもらうか（実際、IP電話なので携帯しか使えない）、従来のライフライン不通の苦情と同様にライフマネージャーに連絡を入れてもらうように持っていくべきである。（前回確認済み）
     

   
   

5. 次回の会議
   １１月２８日　１９時から
   

1. Webサイト運営委員会のＵＲＬ紹介チラシについて
   メンバー作成によるＵＲＬ紹介チラシ、カラー版・モノクロ版ともに了承。
   チラシコピーを回覧板表題に貼り付ける。
   全戸配布用に印刷する　１２月定例自治会で全戸に配布予定

   
   

2. 「Suncityパソコンよろず相談会」の実施について
   どんな相談会になるか未知の部分は多いがとりあえず一度実施してみる。
   趣旨は住民と直接対面することで、生の声がリサーチできたらいいと考えたい。
   案内は１月定例自治会で配布予定。
   実施日１月23日（日）　１７時〜１９時　　於：集会棟

   
   

3. 紹介できるパソコン教室について
   調査の結果、Suncity周辺にはパソコン教室がないということがわかった。
   　　　→現時点での紹介は困難。
   「よろず相談会」で初心者パソコン教室の開催の要望が多ければ再度検討する？

   
   

4. 自治会でホームページに掲載できる写真は？
   現時点で、建物等の写真なら掲載可能であるという判断。
   集会所のクリスマスイルミネーションの写真をＨＰに掲載する。

   
   

5. 「災害マニュアル」をホームページに掲載する
   災害時におけるSuncityの「災害マニュアル」とういものは現時点では存在しない。
   自治会会長に「災害マニュアル」を作成してもらい、掲載する予定

   
   

6. 次回の会議
   次回Web委員会開催　　２００５年１月２３日１９時より
   新年会　２００５年１月２２日（土）夜予定
   

1. 住民のメールでの質問について
   ホームページにアップしている文書に月日しか記載されていないので、年号も記載するように要望があった。→年号まで含めた日付に改めることに決定

   
   

2. 災害緊急マニュアルの公開
   　災害発生時の広域避難場所、当マンションの災害時に活用できそうな備品の一覧等をまとめてホームページに掲載予定（２月掲載予定）
   　ツーカー・au・NTTドコモの各携帯電話会社が災害時等における家族・親類・知人等との安否確認に利用できる災害用伝言板サービスを行なっている。大規模災害発生時に設置している緊急掲示板の説明や、災害時に役立つ情報が掲載されているホームページ等のリンクを掲載予定

   
   

3. 「Ｓｕｎｃｉｔｙパソコンよろず相談会」について
   　２００５年１月２３日（日）午後５時〜７時まで相談会を実施したが、相談者なしであった。
   ＜反省点＞
   ・何でも相談してよいとしたので、かえって範囲が広すぎ相談しにくかったのではないか？
   ・ニーズがある程度あると判断しての相談会実施であったが、実際は、ニーズがほとんどなかったのではないか？

   
   

4. ホームページコンテンツの充実
   　自治会の回覧板トップに、Ｓｕｎｃｉｔｙのホームページのアドレスを掲載したところ、アクセス数がアップし、一定の成果がみられた。
   　さらに、各住民との意見交流を図るため、Ｓｕｎｃｉｔｙホームページにアクセスした人が、Ｗｅｂサイト委員会に感想や意見を書き込むことができるよう、入力ボックスを設置することに決定。

   
   

5. 来年度の体制と予算
   　来年度も今年度と同様の予算を要求する予定。詳細は次回定例会議で協議。
   　尚、予算は自治会から下りるので、来年度もＷｅｂサイト運営委員会は自治会のもとで運営していくことに決定。
   　今年度のＷｅｂサイト運営委員会メンバーは、来年度も引き続き継続予定。

   
   

6. 次回の会議
   　２００５年２月２７日（日）７時　場所：集会棟
   

1. 災害緊急マニュアルについて
   自治会に作成を依頼していた「サンシティ西京極自主防災組織の構築」を出席者で検討し、Ｗｅｂに掲載することに決定。その際、Ｗｅｂのみの掲示となるとＷｅｂを見られない住民との情報格差が生じるので、事務所前等に同じものを置き閲覧出来るようにする。

   
   

2. 予算について（継続）
   昨年の実績を考えると多めの予算設定ではあるが、当初きめた予算額を要求することに決定
   しかし、なるべく予算を抑えた運営をするようにとの要望もあり、基本的にはＨＰのサーバー管理費以外に使う予定はなし。執行されなかった予算は自治会予算に返上するという方針を改めて確認した。

   
   

3. その他
   現在、架空請求やフィッシング詐欺など、インターネットを利用した犯罪も多様化し増加している。こういった犯罪に住民が巻き込まれないよう、この種の犯罪に対する対策情報をＷｅｂに掲載してはどうかという意見が出た。→掲載の方向で検討

   
   

4. 次回の会議
   　２００５年４月２４日（日）７時　場所：集会棟
   

1. 新年度の役割の確認
   昨年のままの体制で継続
   前年度は、自治会長・副会長ともにWebサイト運営委員会の委員であった。本年度は自治会長はWebサイト運営委員会に委員として参加していない。しかしながら、自治会長にはWebサイト運営委員会の運営内容を知っておいていただく必要がある。そこで、本年度は自治会の顧問に自治会長への連絡・報告をお願することになった。

   
   

2. 前年度の課題
   「災害緊急マニュアル」・「フィシング詐欺」等の情報発信について
   前年度より前自治会長に原稿作成を依頼。Ｗｅｂ委員で原稿の不備がないか確認。この原稿を自治会長が確認・了承した後、自治会で回覧・HPにUP予定。

   フィッシング詐欺対策に京都府警などのHPのリンクを貼る。TOPにも「フィッシング詐欺に注意」を掲載する。

3. 予算について
   自治会より３万円の予算配分をされている。
   （すでに執行した予算）
   　ＳＰＵＲサーバースペースレンタルサービスの12ヶ月契約の更新費用
   　　　　2610円（2400円＋振込手数料210円）

   
   

4. その他
   自治会からの議事録受け取りについて
   サンシティで運営されている各クラブのメンバー募集をHPで呼びかけてはどうか？
   　　・ソフトボールクラブメンバー募集
   　　・西京極地区のスポーツ大会の年間計画で前年通り開催が決まっているものは早めに募集（告知？）
   してはどうか？
   本年度の自治会ブロック長にWebメーリングリスト加入を勧める。
   Webでアンケートを取れるようにしてはどうか？フリーのcgiその他のサンプルを見て検討。（作成に経費がかかる可能性もあり。）大規模修繕計画やその他のいろいろなアンケートが実施できるような形式のものがいいのでは？

   
   

5. 次回の会議
   　２００５年５月２９日（日）７時　場所：集会棟
   

2005年5月29日
本年度自治会役員の方がWebサイト運営委員会を見学に来られました。

1. 新体制の役割（つみ残し）
   まだ未定であった2名は、Web委員会役員として運営委員会に参加してもらうことになった。
   ゴミ・不要物の処分方法に関する情報収集

   
   

2. 自治会からの報告
   今月の自治会役員会において、メーリングリスト参加の呼びかけを行なった。
   来月の自治会で自治会役員で返事をもらう予定。

   
   

3. アンケートを取れるCGIの構築
   ・アンケート用CGIの構築に至る経緯
   マンション住民の声を管理組合・自治会に反映させて行く為にはアンケートの実施が不可欠である。しかし、管理組合・自治会とも住民に対するアンケートを行なった際、結果を集約する作業に労力と時間が掛かり、頭を悩ませている状況である。
   インターネットを利用したアンケートを行なうことにより、インターネットを利用している住民はWebからアンケートに回答してもらい、インターネットを利用していない住民は従来どおりの紙によるアンケートで回答してもらう。紙による回答が減ればその後の集計は非常に効率化すると思われる。以上のことから、Webアンケート実施に向けた取り組みが行なわれることとなった。
   ・CGI作成
   　アンケートCGIは現在ホームページで使用しているサーバーには置けないことが判明。
   　本格的にアンケートのCGIを実施するには当マンションで独自にアンケート管理用のサーバーが必要である。→本格的に実施なった段階で検討。
   まだ、実験的段階であり、Webアンケートが成功するか未知数であるので、当面、アンケート用サーバーはWeb管理担当者のサーバーを使用することとなった。
   ・Webアンケートに関する細則作成
   試験的な取り組みとして、夏祭りのメニューに関する簡単なアンケートを実施することに決定。

   第１回目の試験的実施に向けた大まかな流れ
   　６月　５日　自治会企画係に夏祭りのアンケートを考えてもらうよう依頼
   　６月２６日　完成したCGIをWeb委員会で検討
   　７月　３日　「Web委員会よりアンケートのご協力」説明文
   を自治会役員会に配布
   　７月初旬から中旬　Webアンケート実施
   　８月　７日　アンケート結果を自治会企画係に提出

   
   

4. 次回の会議
   　２００５年６月２６日（日）１９時　場所：集会棟
   

2005年6月26日

1. アンケートを取れるCGIの構築について
   　委員会メンバーに開発してもらったものを以下の流れで実験的に動かしてもらいました。
   (1) WEB上でログイン
   (2) アンケート項目の入力し、利用期間を決めて公開
   (3) 住民がアンケートを入力
   (4) アンケート結果をWEB上でのモニターリング（棒グラフになっています）
   (5) CSVファイルで書き出し
   (6) EXCELでの利用
   　ばっちりでした。

   
   

2. 自治会からの報告
   　実は、本日自治会の企画係の会議が行われ、夏祭りの飲食物が決定してしまったようです。ということで、自治会ではなく、理事OB会の模擬店アンケートで実施することになりました。
   ＜今後の予定＞
   ７月　３日　「Web委員会よりアンケートのご協力」説明文を自治会役員会で配布（添付参照）
   ７月４日から１５日　Webアンケート実施
   ７月１６日　アンケート結果を理事OB会に提出

   
   

3. 今後の方向性
   　マンションにとってアンケートの必要性はかなり高いので、委員会メンバーのご厚意に甘え、年内は委員個人のサーバーを無料で借してもらい、実験的に実施していくことを確認した。尚、アンケート内容については、自治会や管理組合と相談しながら、考えていきたい。

   
   

4. このシステムの運用価格
   　開発費は別として（ご厚意に甘えぱなしですが・・・）、サーバー（アプリケーション含む）は最低２０万円で購入できる。しかし、購入した後のサーバーのメインテナンスという問題が残る。そこでうちのホームページのようにサーバーのレンタルスペースでやれば解決できるが、価格が全くわからないところに大きな課題が残る。
   　尚、自治会レベルでは年間５万円が限界なので、本格的に必要性を感じれば、管理組合に予算化してもらわないと無理と判断する。
   　その為に、年内にアンケートの実験を繰り返す必要があると感じる。

   
   

5. アンケート利用規程審議
   次回の会議へ先延ばし

   
   

6. その他
   積み残しのWeb委員会のスキルアップ講座（ホームページのUPの方法）次回へ

   
   

7. 次回の会議
   　２００５年７月２４日（日）１９時　場所：集会棟
   

2005年7月24日

1. 夏祭りアンケートの総括
   　Webアンケート回収件数・・・・４３件
   　HPアドレス配布日とその翌日、週末にかけてアンケートへの回答が多かった。
   　比較として、当マンションで最も回収率が高いであろう管理組合総会の委任状が約３９０件ほど、管理組合が行ってきた生活に直接関わるようなアンケートの回収が約２００件ほどであるとの報告。
   　今回のアンケートは必ずしも回答しなければならないような内容のものでもない点など考慮した結果、この４３件という数字だけでは判断できない、もっと生活に密着したアンケートを実施してはどうかということになった。
   　近々、実施予定のアンケートとして、管理組合の「管理事棟上の保育所について」「ベランダの漏水について」のアンケートがあるとのこと。
   　「管理棟上の保育所について」のアンケートは早々に行う必要があるとのことで、管理組合の方で、ペーパー形式のアンケートを作成後、HPに同じアンケートをUPすることにした。（ペーパーアンケートは８月の自治会で配布予定）
   　Webでアンケートを回答した方がアンケート用紙を管理事務所まで投函しにくく手間が省けること、アドレスをアンケートのトップに大きく記載し、ネットに繋げる環境にある住民の方は積極的にWebアンケートの方に回答してもらうことをアンケート用紙のトップに記載し、Webアンケートへの積極的な誘導を行なう。

   
   

2. 今後どのように使っていくか
   　アンケート回収・集計する側にとっては、回収された回答がいくらかでもアンケート回答→即データベース化されているのはすごく助かるとのことである。管理組合・自治会の作業効率化の点から見てもなるべくこのWebアンケートは有効であると考える。
   　その為にも、より住民にWebアンケートに参加していただけるよう、携帯電話でアンケートに回答できるようにする等、色々と工夫していかなければならないと思われる。

   
   

3. アンケート利用規程審議
   次回の会議へ先延ばし

   
   

4. 次回の会議
   　２００５年８月２８日（日）１９時　場所：集会棟
   

2005年8月28日

1. アンケート第二弾の総括
   　今回のWebアンケート回収件数は６件のみ。尚、紙での回収は約150件。
   １）分析
   ・ 前回の場合、案内は配布したが、アンケート用紙及び回収箱は管理棟だったので、結果的にネットでアンケートに答えるしかなかった。
   ・ 今回の場合、アンケート用紙も配布され、各棟の回収箱だったので、わざわざネットにつないで答えるよりも、そのまま書いて提出した方が楽だったのではないだろうか。
   ・ ホームページへのアクセス数も増えていないことを考えると、住民はコンテンツの内容に関心が薄れてきたのではないだろうか。

   ２）結論
   　アンケート制作の為に費やした労力が住民の為に生かされていない感じがする。この後、担当者に多大な負担をかけてまで継続してやる意味がないのではないかと考える。当初の目標であった大規模改修工事に向けての住民アンケートの環境作りという壮大な計画は難しさを感じる。

   
   

2. WEBページの充実へ向けて
   　年度初めにホームページのアクセス数が減ってきているので、コンテンツ充実の一環で上記のアンケートを考えたが、残念ながら思った以上に効果がなかった。そこで、原点に戻って論議した。
   １）住民有志のホームページ
   　例えば、サンシティソフトボールチームであるSSSのホームページを作り、リンクできないか。そこからバレーボールやゲートボール等の体振活動一般に広がっていけばと考える。→メンバーに促してみる。
   ２）ブログ形式
   　今のword文書ファイル渡しでhtml文書変換し、WEBにuploadするという形式よりも住民が簡単に操作できるブログ（日記）形式にした方がいいのではないだろうか。
   　→無料のブログを実験制作し次回公表
   　→現レンタルサーバーでどこまで出来るか調査
   　＊ブログ形式に変えれば、当然、自治会・理事会・WEBサイト委員会のページも変わってくる。そこで一番ネックとなるのは、レンタルサーバーのCGI規制の問題である。果たして出来るのか？

   
   

3. 今後の委員会の課題
   　現在、WEB担当が一人でホームページをuploadしており、もし急に仕事で離れると、誰も出来なくなる状態にある。
   そこで
   １） みんなでホームページのUPの方法だけでも勉強をして、スキルアップすべきである。→次回の会議で実施
   ２） 新規メンバーを募集すべきである。
   →次回の自治会の回覧板で流してもらう。

   
   

4. 次回の会議
   　２００５年９月２５日（日）１９時　場所：集会棟
   　尚、次回はホームページのupやブログの制作等を委員会みんなでやってみようということで、自分のノートパソコンがある方は是非持参で参加して下さい。ネットにつないで勉強会を実施します。
   

2005年9月25日
スキルアップ講座

1. 管理組合のノートパソコン2台を使って、HPへ議事録等をUPする方法を説明を受ける。
   UP用ソフト「FFFTP」の設定と説明を受ける。

   
   

2. 現在、HP作成・管理はほぼ一人で行なっており、大変な負担である。
   それを解消すべく、誰でも簡単にHPに資料等を掲載できるような方法を模索中である。
   そこで、ブログ形式のHPにしてはどうかとういう案がでる。

   
   

3. 次回、サンシティー西京極で作っている野球チーム（ＳＳS）の情報をブログで発信してみるという試みを行なうことになった。

   
   

4. 次回の会議
   　２００５年１０月２３日（日）１９時　場所：集会棟
   

2005年10月23日
続スキルアップ勉強会

1. 実験でYahooでSSSのブログページのみ作成
   http://blogs.yahoo.co.jp/suncitysss2000

   次回は、写真等を取り込み、Suncityのホームページからリンクできるように充実させていこうと思います。

   
   

2. 次回の会議
   　２００５年１１月２７日（日）１９時　場所：集会棟
   　内容：続続スキルアップ勉強会
   　SSSのブログページ完成！！
   

2006年02月26日

1. KDDIの電話料金変更の件
   KDDIのIP電話回線使用世帯で、この件について知らないということもあり得るので、自治会回覧板で、再度告知する。

2. サンシティHPのサーバー管理料について
   サーバー管理料は現在、自治会から預かっているWeb委員会の予算からWeb委員会担当者が年契約という形で振込みをしている。
   来年度も同じ会社でサーバーを借りる予定であり、できれば自治会の会計担当者の方でサーバー管理料の支払いをして頂けないか、自治会に打診してもらう。

3. 今年度の予算の執行について
   ２月２６日現在、Web委員会で執行した予算はサーバー管理料のみである。
   次年度について、サンシティ内で活動しているさまざまなクラブや地区の大会の写真や結果・活動内容をブログ等を活用してWebで掲載していく準備を進めている。その中でデジタルカメラがあれば有効なのではないかということになり、Web委員会の予算でデジタルカメラの購入を決定した。

4. 次回の会議
   　２００６年４月２３日（日）１９時　場所：集会棟
   　内容：続続スキルアップ勉強会
   　SSSのブログページ完成！！

2006年05月28日

１．新年度の体制について
差し迫っての課題がないので？、会議の出席者が少なかった。
といいながら、サンシティのホームページのアクセスが激減しており、今後どのように運営していくかという大きな課題を抱えている。

そこで、ブログ形式で簡単に誰でもuodateできるソフトウェアが思った以上に安い事が判明。当然、動作環境もWeb委員会で借りているレンタルサーバーで動くので全く問題なし。ということで次回６月４日（日）の自治会の役員会議で提案してもらいます。

購入希望品は
１）Blogのソフト
Movable Type　１サーバー・５ユーザー（CDロム付属）　31,500円（税込）
< http://www.sixapart.jp/movabletype/ >
Web委員会、自治会、管理組合というふうに組織は、今の所３ユーザーで十分で、マンションの大規模改修委員会も１ユーザーを使ってもらえると思います。
尚、自治会の１ユーザーで、自治会の書記さんによる議事録のupdateはもとより、例えば体振事業の告知や自治会長の独り言？等、１ユーザーでコンテンツは随時増やせるようです。

２）書籍
「Movable Type標準ハンドブック　Movable Typeで今すぐできるウェブログ入門　改訂版」（インプレス）　　2,520円（税込）
< http://www.amazon.co.jp/gp/product/4844320785 >
「簡単に使える」が売りと言っても、研修会が必要と思うので、研修会用に資料となる書籍を１冊購入したいと思います。

以上。合計34,020円です。

最後に、やはり住民に多くの情報を提供する為にはコンテンツの充実が必須となります。そこで、マンション内で広める為にも今年の自治会の役員さんに入ってもらおうと次回の会議で声かけしてもらおうと思います。

また、委員会自身も一度リセットボタンを押したいと思いますので、旧年度の委員の
方の参加・不参加の意志の確認をさせていただきたいと思います。

とりあえず、次回の会議は
6月25日（日）19時から（at管理棟）ですので、メール等でご連絡お願いいたします。
（ちなみに今回の出席者４名は全員継続ですので）

２．SSSのブログ
雨天でソフトボール大会の写真が撮れていないということで、次回まで延期です。

2006年06月25日

SSSのブログ
写真をアップして、1stエントリーが完成しました。

次回予定
第１９回Webサイト運営委員会定例会議
７月２３日（日） １９時から　管理棟

１）BlogソフトMovable Typeの使用説明を受ける。
　今回より書記が議事録を直接ＨＰにアップし、委員長が最終確認した後、公開する方法をとる。
　この方法がうまくいくようであれば、管理組合、自治会の方でも同様の方法で議事録等をアップして貰うように提案していく。

２）ＯＣＮ新規参入打診の件
　当マンションのインターネット回線にＯＣＮも参入したいとの打診あり。
　管理組合理事長が窓口となり、工事内容等慎重に説明を受けた後、参入の許可を検討する。

次回の会議は
　9月18日（月）19時から（at管理棟）です。（８月はありません）

１）Movable Type
理事会と自治会にMovable Typeを使ってみての感想を聞きました。
理事会はマニュアルも作って下さり、書記担当の方に説明済みということで問題なしということでした。一方、自治会に関してはWeb委員会兼任の副会長に電話し、一度使って意見を下さいと連絡しました。

２）次回の会議
10月15日（日）19時予定
（管理組合の定例会議の日に合わせます）

１）ホームページのupdateの問題
ブログ形式でホームページのupdateが簡単になったのだが、実際、運用面でどうなっているかを話した。
管理組合に関してはWeb委員と兼任されている方が多い事もあり、昨年度よりも情報の公開も進み、MovableTypeを購入して良かったと感じる。一方で自治会に関しては今年度はパイプが弱いのも事実で、ホームページのupdateも止まっており、実際機能していないと感じる。
ということで自治会副会長に再度、議事録のupdateと来年度への引き継ぎに関して仕事の確認（自治会のホームページのupdate）を要請した。

日時　２００７年５月１３日

１．今年度の体制

「委員長」、「副委員長」、「書記」、「Web管理（今年度自治会Web担当兼任）」、「管理組合Web担当」、「デザイン」、「管理組合・自治会のご意見係」を決定する。

２．今年度の目標

・マンション内で様々な意見が出し合えるように「ML(メーリングリスト)委員」をもっと活用させたい。そのために、従来の住民確認等の条件をはずし、参加しやすいように変えていく（ただし、もし問題が発生した場合は即座に対応する）。尚、次回の自治会定例役員会で「ＭＬ委員」の話を提案し、ブロック長に参加を促し、また回覧版にも掲載してもらう。

・管理組合、自治会の各種類の申請書面をホームページからダウンロードできるようにする。

・「上げます」「譲って下さい」の書類も同様にダウンロードできるようにする。

・管理組合の工事・行事予定などの情報をホームページで紹介する。

・自治会にWeb委員会に対する希望・要望を聞いていく。

３．サーバースペースレンタルの契約更新の問題

サンシティのホームページ用に借りているサーバースペースレンタル契約は、毎年４月に更新される（費用は自治会費で運営されている）。しかし、年度初めは、自治会役員が変わった時なので、予算の執行もしにくいのが現状であり、毎年悩みの種であった。そこで来年度より更新時期を１０月に変更する予定である。

４．その他

自治会の議事録が去年の２月、３月、８月が所在不明になっていて情報公開できなくなっている。前年度の自治会役員などに確認を行う予定である。

５．次回の会議

２００７年７月１６日　１９：００～

日時　２００７年１１月２５日

１．Movable Typeのヴァーションアップについて感想

・使いやすくなった。
・コピー＆ペーストの使い勝手が良くなった。
・ 特殊なスキルは、必要なくなったので（Word等のワープロが使えたら誰でもできるので）、自治会や管理組合で利用者をもっと増やせるような取り組みができたらと考える。
→マニュアルの再度配布、専用のノートPCがあると引継ぎも楽なのでは？

２．大規模改修についてWebサイト委員会が支援できること。
　「住民アンケートを実施するので協力依頼」があったので議論した。

・ システム的には可能だが、前回実験的に実施した時に、あまりWeb上でアンケートを答える人がいなかったのでどこまで効果が発揮できるか？
・ 住民アンケートの重要性は非常に理解でき、協力したいと思うが、まず、アンケートの内容を理事会で十分議論していただき、方向性を出して欲しいと考える。
・ それに向けて効果的なアンケートの取り方について少し研究しておきたい。

３．その他、５月の議事録からの今年度の目標の検証

・ マンション内で様々な意見が出し合えるように「ML(メーリングリスト)委員」をもっと活用させたい。
→現在使用のFreeMLの登録の方式が変わり、新規で参加しづらくなった。別のMLに変えたいのだが、適当なものが見あたらないのも現実。

・ 管理組合、自治会の各種類の申請書面をホームページからダウンロードできるようにする。 →管理棟に来てライフマネージャーに聞いた方が早いので別に必要ないと感じる。

・ 「上げます」「譲って下さい」の書類も同様にダウンロードできるようにする。 →自治会と連携を取り、２月から３月に取り組みが出来ないか？

・ 管理組合の工事・行事予定などの情報をホームページで紹介する。 →ホームページにカレンダー機能を追加する。

４． 次回の予定
　　２月４日（日）　終了後に「新年会」

日時　２０１０年３月２６日

１．ホームページの「管理組合のお知らせ」ついて

　管理組合の「情報の公開を考え、広報活動は必要」という意見を受けて、ホームページの削除は撤回となる。
　ただし、管理組合理事の運営サイトを持っているので、公開される情報に関して、リンク貼りで公開するか、従来のようにブログ形式で公開するかは、今後の話し合いで決める。

２．「ぱそこん茶話会」結成

　初心者が楽しめるパソコンクラブを作って欲しいという要望を受けて、自治会にクラブ申請することになった。趣旨等は以下の通り。

• パソコンという道具を通して、住民間とのコミュニケーション及び親睦を図るのが主目的として、みんな楽しく学びながら、気軽にお茶を飲むという感覚で進めていく。


• 本日の会議の出席者がメンバーとなり、口コミでゆっくり増えていけばいいという感じで進めていく。


• Web委員会がここ数年、新規メンバーが増えなかったので、このクラブとうまくリンクしながら、活動の幅を広げる為にも、このクラブを支援していきたいと考える。

３．「自治会からのお知らせ」の今年の目標について

　2009年度は、１年間の体育振興会の行事をWebで紹介できた。
　それを受けて

• 今年度の目標は、企画の年間行事をWebで紹介する。


• 仕事の流れは、2009年度を踏襲して、各委員会が書記に写真や文面を提出→書記がWebへupする。


• Web へのup等の技術的な問題は、Web委員会が支援する。


• Web で公開される写真の肖像権について、撮影に関して、「Webで公開されるので、写りたくない方は、カメラから離れて下さい」の文言を徹底して、撮影を行う。

４． 次回の予定